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Grundlagen erfolgreicher Veranstaltungsplanung

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Die Planung eines Events ist sehr zeitaufwändig, und deshalb sollte man rechtzeitig damit beginnen. Hier finden Sie 10 Sschritte, die bei der Planung eines Events berücksichtigt werden sollten.

10 Schritte, eine Veranstaltung zu planen

1. Festlegung der Veranstaltungsziele

Der allererste Schritt ist, ein konkretes Veranstaltungsziel festzulegen. (Warum möchten Sie diese Veranstaltung durchführen, und was möchten Sie mit ihr erreichen?)

2. Stellen Sie ein Eventteam zusammen

Stellen Sie zunächst ein Veranstaltungsteam zusammen. Erwägen Sie, sowohl einen verantwortlichen Eventmanager als auch Verantwortliche für bestimmte Eventbausteine zu bestimmen, wie z.B:
• Veranstaltungs-Location;
• Transport, Unterbringung;
• Redner
• Entertainment;
• Teambuilding oder andere Aktivitäten
• Werbung;

3. Legen Sie das Datum fest

Bei einer wiederkehrenden Veranstaltung ist das Datum möglicherweise schon festgelegt; wenn es sich aber um eine neue Veranstaltung handelt, berücksichtigen Sie bitte die folgenden Punkte:
• Nehmen Sie sich genügend Zeit! Normalerweise benötigt die Planung 4-6 Monate, abhängig von der Veranstaltungsart. Komplexe Veranstaltungen wie z.B. Incentives erfordern eine Vorlaufzeit von bis zu 12 Monaten.
• Berücksichtigen Sie gesetzliche und religiöse Feiertage
• Vermeiden Sie Schulferien
• Gleichen Sie das Datum mit den "VIP-Gästen" wie z.B. Management, Redner etc., ab.

4. "Branden" Sie Ihre Veranstaltung

Entscheiden Sie sich rechtzeitig für ein Thema, das Sie von Ihren Wettbewerbern abhebt. Lassen Sie sich ein Oberthema einfallen und denken Sie gründlich über den Veranstaltungsnamen nach, da dieser, besonders in den Online-Medien für Aufmerksamkeit sorgt.
• Machen Sie ein "Namens-Brainstorming": Denken Sie dabei an folgendes:
o Wodurch unterscheidet sich Ihre Veranstaltung von anderen Veranstaltungen in Ihrer Branche oder vergleichbaren früheren Events?
o Was ist die Botschaft Ihres Events?
• Geben Sie eine kurze Inhaltsangabe: Ein kurzer Slogan, der die Veranstaltung zutreffend beschreibt
• Entwickeln Sie ein Logo: Der letzte Schritt ist die Entwicklung eines Logos, das die Veranstaltung widerspiegelt. Das Logo ist ein effektives "Branding Tool" mit einem hohen Wiedererkennungswert auf allen Werbematerialien, z.B. T-shirts, Wasserflaschen, Taschen, Flaggen und Werbmedien.

5. Erstellen Sie einen Master Plan:

Dieser Plan sollte alle Aspekte des Events umfassen, u.a.
• Venue, Logistik, Catering, Unterbringung (Verträge, Genehmigungen, Verrsicherungen, etc.)
• Redner, Moderatoren
• Management der verschiedenen Lieferanten und Partner, wie z.B. AV-Unternehmen
• Aktivitäten wie z.B. Teambuilding
Rahmenprogramme wie z.B. Entertainment
• Werbung/Promotion (online & off-line, z.B. Webseite & Online Promotion; Veranstaltungskalender; gedruckte Programme; Media Relations; Ausschilderung; Social Media, etc.)
• Teilnehmerregistrierung (online Sign-up, Bezahlung; Vor-Ort-Registrierung, etc.)
• Sponsoren / Partner (siehe auch unter Punkt 7.)

6. Legen Sie den Planungsablauf fest

Stellen Sie sicher, dass Sie den Überblick über den Planungsprozess, die Teilnehmerregistrierung, das Budget, Liste der Gäste und Redner behalten.
Setzen Sie, falls verfügbar, eine Eventmanagement-Software ein. Diese hilft beim Organisieren aller relevanten Informationen.

7. Recherchieren Sie Möglichkeiten für Partnership und Sponsoring

Gibt es Organisationen, die mit Ihnen kooperieren oder Sponsoren, die bestimmte Ausgaben übernehmen? Binden Sie, falls möglich und sinnvoll, auch externe Personen oder Gruppen in Ihre Veranstaltung ein.
• Sponsoren können inländische oder auch lokale Unternehmen sein, die z.B. Werbeartikel übernehmen.
• Arbeiten Sie mit öffentlichen Stellen zusammen, die z.B. Event-Locations zur Verfügung stellen können.

8. Erstellen Sie einen Werbeplan

Selbst mit dem besten Redner oder dem professionellsten Entertainment brauchen Sie Werbung, um Teilnehmer zu gewinnen. Event Promotion beginnt mit der ersten Meldung, z.B. auf Ihrer Webseite, in Ihrem Intranet oder Ihrem Email-Newsletter ("Save the date"). Die weitergehende Werbung beinhaltet Online and Off-line Publicity, Media Relations und entsprechende Nachfassaktionen, um Registrierung und Teilnahme sicherzustellen. Vergessen Sie nicht die Dankesschreiben nach Ende des Events und danken Sie ggf. den Sponsoren.

9. Stellen Sie ein Budget auf

Das Budget muss alle wichtigen Event-Bausteine berücksichtigen. Vergessen Sie nicht, Reise- und Unterbringungskosten sowie weitere Spesen für die Redner und Moderatoren etc. zu berücksichtigen.

10. Bestimmen Sie den Evaluationsprozess

Wie möchten Sie ermitteln, ob Ihre Veranstaltung ein Erfolg war? Messen Sie den Erfolg durch die Anzahl der Teilnehmer?
Wenn Sie sich spezifische Ziele gesetzt haben, müssen Sie festlegen, wie Sie die Zielerreichung überprüfen werden.
Wenn das Ziel Ihre Veranstaltung z.B. die Berichterstattung in den Medien ist, müssen Sie Benchmarking betrieben und und die Media-Daten (qualitativ und quantitativ) in den Online- und Offline-Medien ermitteln, immer auf Grundlage der Veranstaltungsziele.

Unter dem folgenden Link finden Sie eine detaillierte Checkliste, die die Planung Ihre Veranstaltung wesentlich erleichtern wird.
 
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